To-Do-Liste: Produktivitäts-Booster oder Handbremse?

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13. Mai, 2013

Wer kennt sie nicht? Ob hand­schrift­lich ver­fasst oder digi­tal abge­spei­chert, To-Do-Listen sind seit eini­gen Jah­ren wirk­lich all­ge­gen­wär­tig. Mitt­ler­weile gibt es ganze Pro­gramme, die sich ein­zig und allein auf die Erstel­lung und Orga­ni­sa­tion sol­cher Pro­duk­ti­vi­täts­hel­fer spe­zia­li­siert haben. Doch wo liegt der Nut­zen von To-Do-Listen und sind sie viel­leicht eher Stö­rer statt Helfer?

»Ich schreib’s auf meine To-Do«

Wer To-Do-Listen führt, ist im Trend, Busy (neu­deutsch für »beschäf­tigt«) und sowieso einer der ganz Wich­ti­gen – zumin­dest für sich selbst. Wer hat es noch nicht erlebt, dass man dem ver­ehr­ten Kol­le­gen eine Auf­gabe anver­traut und einem der Spruch: »Ich schreib’s mir auf die To-Do!« ent­ge­gen­schlägt? Schön, dass der Kol­lege es sich auf seine To-Do-Liste schreibt, doch wäre es mir lie­ber, wenn ich davon aus­ge­hen könnte, dass er diese Auf­gabe auch erle­digt, statt sie in seine heil­los über­füllte Liste zu schrei­ben, die eher an einen Ein­kaufs­zet­tel einer sie­ben­köp­fi­gen Fami­lie erin­nert – nur eben täglich.

Ist der Sinn der To-Do-Liste verloren gegangen?

Auch wenn es in die­sem Bei­trag so klin­gen mag, aber ich bin ganz und gar kein Feind von To-Do-Listen oder ande­ren Hel­fern, die einem dabei hel­fen den Arbeits­all­tag bes­ser zu struk­tu­rie­ren. Jedoch bekomme ich mitt­ler­weile das Gefühl, dass das Wort »To-Do« für viele bedeu­tet: »Ich schreib es mir auf, damit ich spä­ter beim To-Do-Listen-Vergleich den Größ­ten habe!« Wich­tig zu klin­gen, ist heute schein­bar wich­ti­ger gewor­den, als Dinge zu erle­di­gen. So wer­den mit vor Stolz geschwell­ter Brust die total über­füll­ten To-Do-Listen abfo­to­gra­fiert und auf sämt­li­chen sozia­len Kanä­len ver­brei­tet, nur um den Mit­men­schen zu zei­gen, was für ein Business-Hecht man zu sein scheint. Das eine über­füllte To-Do-Liste für das Gegen­tei­lige spricht und mich eher zu der Frage ver­lei­tet: »Orga­ni­sie­ren war noch nie dein Ding, oder?« sei jetzt mal dahingestellt.

Je größer die List, desto weniger produktiv.

Was im Design schon lange bekannt und mitt­ler­weile sogar zur Trend­form avan­ciert wurde, scheint sich bei der Erstel­lung von To-Do-Listen schein­bar noch nicht ganz durch­ge­setzt zu haben. Jedoch gilt nicht nur bei der Gestal­tungs­ar­beit »Less is More«. Auch die täg­li­che To-Do-Liste pro­fi­tiert von weni­gen, aber klar defi­nier­ten Punk­ten. Ein Tag hat nur 24 Stun­den und auch wenn ich das Grö­len eini­ger »Busy-People« schon von wei­tem höre: Es ändert nichts an die­ser Tat­sa­che. Was sich jedoch ändern kann, ist die täg­li­che Pro­duk­ti­vi­tät. Man muss kein Mathe­ma­ti­ker sein, um zu wis­sen, dass täg­lich 30 Punkte auf der Liste schlicht­weg nichts brin­gen, außer einem fah­len Geschmack bei Fei­er­abend, da die Hälfte der Punkte noch unbe­ar­bei­tet vor einem steht. Viel bes­ser ist es, sich einer maxi­ma­len Anzahl von Punk­ten pro Tag zu wid­men und bei Bedarf einen wei­te­ren Punkt hin­zu­zu­neh­men. Hat man sich fünf Punkte auf die heu­tige Liste geschrie­ben und diese geschafft, ist es ein weit­aus erfül­len­de­res Gefühl, als hätte die Liste noch wei­tere 25 uner­le­digte Punkte, die nicht erle­digt wurden.

Listenpunkte zusammenlegen.

Pro­gramme zum Erstel­len und Ver­wal­ten von To-Do-Listen gibt es mitt­ler­weile wie Sand am Meer. So gut wie alle brin­gen Sie eine Anzahl von Zusatz­op­tio­nen mit, mit denen sich die eigene To-Do-Liste ergän­zen, viel mehr aber ver­kom­pli­zie­ren lässt. So ver­füh­ren diese Pro­gramme dazu, bei­nahe jeden Schritt, von der Öff­nung des Pro­gramms bis zum Abspei­chern im rich­ti­gen Datei­for­mat, als Sub-Task ein­zu­tra­gen. Schnell wird so aus einer 5-Punkt-Liste eine unüber­sicht­li­che und über­mäch­tige Liste, da jeder Schritt einen eige­nen To-Do-Punkt dar­stellt. Ab und an machen sol­che Sub-Tasks sicher­lich Sinn, jedoch gilt auch hier die Devise: Weni­ger ist mehr!

Den kommenden Tag im vorhinein planen.

Was erle­dige ich wann und wieso? Diese Frage ist bei der Erstel­lung von To-Do-Listen defi­ni­tiv einer der wich­tigs­ten die man sich stel­len muss. Wer jemals mor­gens am Schreib­tisch saß und sich dachte: »Was wollte ich heute eigent­lich noch mal erle­di­gen?«, dem sei gera­ten, sich die To-Do-Liste für den kom­men­den Tag schon am Abend anzu­le­gen. Es erspart einem nicht nur viel Zeit am kom­men­den Mor­gen, son­dern lenkt den Fokus der Arbeit direkt und ziel­ge­rich­tet auf eine Auf­gabe. Wich­tig ist hier­bei, die schwie­rigs­ten Punkte oben auf die Liste zu schrei­ben und diese direkt am Mor­gen zu erle­di­gen, wenn man noch über die nötige Kraft für diese Auf­ga­ben verfügt.

Neue To-Do-Punkte organisieren

Im Laufe eines Tages kom­men immer wie­der neue Punkte dazu. Egal ob das Feed­back vom Kun­den end­lich ein­ge­gan­gen ist oder einem spon­tan noch etwas ein­fällt. Viele bege­hen hier den Feh­ler und ver­su­chen diese Auf­ga­ben direkt in der To-Do-Liste zu ver­pla­nen oder schlim­mer noch, sie noch irgend­wie auf die heu­tige Liste zu quet­schen. Neue Punkte, die im Laufe des Tages ent­ste­hen, sollte man sich defi­ni­tiv fest­hal­ten, aber in neun von zehn Fäl­len haben sie ein­fach nicht die Prio­ri­tät, um noch am glei­chen Tag erle­digt wer­den zu müs­sen. Hierzu nutzt man, die Zeit kurz vor oder nach dem Fei­er­abend, prio­ri­siert die Punkte durch und nimmt sie in die Liste für einen ande­ren Tag auf – je nach Dringlichkeit.

Die 2-Minuten-Regel

Ich gebe es zu, frü­her war ich auch einer die­ser fana­ti­schen To-Do-Listen Anwen­der, die wirk­lich jede Tätig­keit fest­ge­hal­ten haben. Egal ob »Pflan­zen gie­ßen« oder »Arbeits­platz auf­räu­men«, meine To-Do-Liste war voll von Din­gen, die sich inner­halb von kür­zes­ter Zeit hät­ten erle­di­gen las­sen. Doch statt diese kur­zen Auf­ga­ben direkt zu erle­di­gen, schrieb ich sie lie­ber auf meine To-Do-Liste – was oft mehr Zeit in Anspruch nahm als die Auf­gabe selbst. Meine Liste war täg­lich 30 Punkte schwer aber erle­di­gen konnte ich täg­lich nur fünf bis acht. Dazu kamen täg­lich immer wie­der neue Punkte zu der Liste hinzu, wel­che sie mehr und mehr auf­bläh­ten. Um es kurz zu machen: Meine Pflan­zen hat­ten keine Prio­ri­tät mehr, mein Arbeits­platz wurde immer chao­ti­scher und ich hatte immer mehr das Gefühl nichts erle­digt zu haben, weil meine To-Do-Liste bei Tagesende immer min­des­tens zehn alte Punkte beinhal­tete, für die mir schlicht die Kraft fehlte. Die Kon­se­quenz dar­aus war, dass ich immer unmo­ti­vier­ter an die Arbeit ging und mich von den vie­len Punk­ten ein­fach über­for­der gefühlt habe. Aus die­sem Grund sollte man klei­nere Auf­ga­ben die maxi­mal 2 Minu­ten dau­ern, direkt erle­di­gen und sie erst gar nicht auf die To-Do-Liste schrei­ben. Sind sie erst mal auf der Liste, beschäf­tigt man sich unter­be­wusst immer wie­der mit die­sen Punk­ten, die einen sol­chen Kraft­auf­wand gar nicht ver­dient haben.

Die Arbeit ist nicht alles!

Auch wenn mir meine Arbeit wirk­lich Spaß macht, so ist es immer noch Arbeit. Und wie jede andere Tätig­keit, wird auch diese irgend­wann ein­mal zu viel und der Kopf sagt: »Bis hier und nicht wei­ter!« Lei­der schei­nen viele die­sen Punkt wil­lent­lich zu igno­rie­ren und gehen täg­lich über ihre Belas­tungs­gren­zen, weil sie im Irr­glau­ben leben: »Wer viel schafft, der schafft auch viel!« Jedoch bele­gen immer mehr Stu­dien, dass klei­nere und grö­ßere Aus­zei­ten von der Arbeit die Pro­duk­ti­vi­tät signi­fi­kant erhö­hen und Feh­ler­quote dras­tisch ver­rin­gern kön­nen.

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